مراجعان به راحتی و بدون تماس تلفنی نوبت خود را رزرو میکنند.
مراجعان به راحتی و بدون تماس تلفنی نوبت خود را رزرو میکنند.
پرونده ها همیشه در دسترس، با قابلیت ثبت، ویرایش و مشاهده سوابق.
جلسات غیرحضوری بدون دردسر و با کیفیت برگزار میشوند.
شفافیت مالی و پرداخت دقیق بدون نیاز به محاسبات دستی.
پیامک و اعلان خودکار برای جلوگیری از فراموشی جلسات.
آمار و گزارشهای دقیق برای بهبود مدیریت و تصمیم گیری.
پنل باتاب تا کنون در ده ها مطب و مرکز مشاوره و روانشناسی سطح کشور استفاده شده و علاوه بر این، سازمانهای بزرگ، نهادهای دولتی و حاکمیتی بعد از انجام بررسی های لازم به سیستم ما اعتماد کردند و در حال استفاده از آن هستند . از جمله شهرداری تهران، کانون های فرهنگی هنری مساجد، وزارت بهداشت، آستان قدس و...
در دنیایی که فناوری با سرعتی سرسام‌آور پیش می‌رود، مراکز مشاوره نیز باید هم‌قدم با این تغییرات، به سمت تحول دیجیتال حرکت کنند. دیگر دوران فرم‌های کاغذی، پرونده‌های انباشته و تماس‌های تلفنی بی‌پایان به سر آمده است. در چنین شرایطی، سامانه‌ی جامع مدیریت مراکز مشاوره «باتاب»، پاسخی هوشمندانه و دقیق به تمام این نیازهاست؛ سامانه‌ای که نه تنها فرآیندهای روزمره را ساده میکند، بلکه با هوش مدیریتی و خودکارسازی عملیات، بهره‌وری کل مرکز را چند برابر افزایش می‌دهد.
نرم افزار تخصصی مدیریت مراکز مشاوره باتاب پلی میان فناوری و روانشناسی است؛ ابزاری برای ایجاد نظم، شفافیت و آرامش در مراکز مشاوره، که با هدف تسهیل ارتباط میان مدیریت، پذیرش، مشاور و مراجع طراحی شده است.
هر مرکز مشاوره، در کنار نقش درمانی خود، با حجم بالایی از کارهای اجرایی و مالی مواجه است. از چالش های روزمره مراکز مشاوره میتوان به اینها اشاره کرد:
نوبت‌دهی دستی: تماس‌های تلفنی پشت سر هم برای رزرو زمان مشاوره، اشتباه در ثبت نوبت‌ها و دوباره‌کاری.
بی‌نظمی در پروندهها: حجم زیاد پرونده‌های کاغذی و دشواری در یافتن سوابق مراجعان.
اختلال در جلسات: تداخل نوبت‌ها یا فراموشی مراجعان برای حضور در جلسه.
تسویه‌های مالی پیچیده: محاسبه‌ی دستی حق‌الزحمه مشاوران و اشتباهات در پرداخت‌ها.
عدم دسترسی آنلاین: نبود امکان برگزاری مشاوره‌های تصویری و تلفنی برای مراجعان دور از مرکز.
نرم افزار تخصصی مدیریت مراکز مشاوره باتاب دقیقا برای حل معضلات پرتکراری مثل تداخل نوبت‌ها، اشتباه در محاسبات، عدم هماهنگی بین مشاوران، و حتی از دست رفتن مراجعان به دلیل تأخیر یا بی‌نظمی، ساخته شد.
این سامانه با رویکردی انسان‌محور، به دنبال «انقلاب در سادگی مدیریت» است؛ به گونه‌ای که مدیران تمرکز خود را از کارهای اداری و محاسباتی به کیفیت خدمات مشاوره‌ای و رشد مرکز معطوف کنند. همه‌ی این موارد باعث شد تیم متخصصان روانشناسی و فناوری در «باتاب» دست به کار شوند تا سامانه‌ای بسازند که تمام مراحل مشاوره، از نوبت‌گیری تا تسویه، را دیجیتالی و خودکار کند.
معرفی سامانه هوشمند مدیریت مرکز مشاوره باتاب
نرم افزار تخصصی مدیریت مراکز مشاوره باتاب یعنی ساده سازی هوشمند. جایی که فناوری در خدمت آرامش انسان قرار می‌گیرد، نه برعکس.
سامانه باتاب حاصل تلفیق روانشناسی، فناوری و مدیریت است.
🔸 سرعت در عملکرد
🔸 دقت در مدیریت داده‌ها
🔸 سادگی در استفاده
باتاب فقط یک نرم‌افزار نیست؛ بلکه یک زیرساخت کامل برای مدیریت مرکز مشاوره است.
۱. نوبت‌گیری آنلاین (حضوری، تلفنی، مجازی): دیگر نیازی به تماس یا مراجعه حضوری برای رزرو وقت نیست. مراجعان با چند کلیک ساده میتوانند نوبت خود را از طریق سایت یا پنل کاربری انتخاب کرده و پرداخت را انجام دهند. سامانه به صورت خودکار از تداخل زمانی جلوگیری کرده و جلسات را هماهنگ میکند.
۲. مدیریت پرونده‌ی مراجعان: پرونده‌های فیزیکی جای خود را به پرونده‌های دیجیتال داده‌اند. تمامی اطلاعات هویتی، سوابق جلسات، فایل‌های صوتی و متنی مشاوران و حتی نتایج آزمون‌ها به صورت دیجیتال و امن ذخیره میشوند. پروندهها، یادداشت‌ها، فایل‌ها و گزارش‌ها در محیطی منظم در دسترس مشاوران و مدیران است. جست و جوی سریع و بایگانی هوشمند، دقت و نظم را به اوج می‌رساند.
۳. برگزاری خودکار جلسات آنلاین و تلفنی: یکی از ویژگی‌های منحصر به فرد نرم افزار تخصصی مدیریت مراکز مشاوره باتاب، سیستم تماس خودکار است. در زمان مشخص، سامانه به صورت خودکار تماس تلفنی را آغاز کرده یا لینک اختصاصی جلسه مجازی را برای طرفین فعال میکند. این فرایند باعث صرفه‌جویی در زمان و جلوگیری از خطاهای انسانی میشود.
۴. محاسبه خودکار حق الزحمه‌ی مشاوران: دیگر نیازی به حسابداری‌های ماهانه و پیچیده نیست. با تعریف درصد همکاری هر مشاور از ابتدا در پنل، سامانه پس از هر جلسه به صورت خودکار سهم وی را محاسبه و در کیف پول اختصاصی‌اش نمایش می‌دهد. در پایان ماه، مدیر مرکز می‌تواند تنها با یک کلیک، پرداخت را بصورت اینترنتی انجام دهد.
۵. یادآوری هوشمند نوبت‌ها: با پیامک‌ها و اعلان‌های خودکار، احتمال فراموشی یا تاخیر در جلسات برای مراجع و مشاور تقریباً به صفر می‌رسد. در صورت ثبت و یا لغو نوبت ها؛ در کسری از ثانیه به مشاور و مراجع پیامک اطلاعیه به صورت خودکار ارسال می شود. مراجعان قبل از موعد، اطلاعیه دریافت میکنند و در صورت لغو به موقع نوبت خود، مبلغ به کیف پولشان بازگردانده میشود.
۶. گزارش‌گیری و تحلیل عملکرد مرکز: مدیران از طریق داشبورد تحلیلی نرم افزار تخصصی مدیریت مراکز مشاوره باتاب میتوانند در هر لحظه، به آمار دقیق مراجعات، درآمد مرکز، تعداد جلسات (هفتگی، ماهانه و سالانه) برگزار شده در مراکز، رضایت کاربران و حتی عملکرد مشاوران دسترسی داشته باشند. این اطلاعات به تصمیم‌گیری‌های هوشمند و هدفمند آینده مرکز شما کمک میکند.
پنل باتاب مجموعه‌ای یکپارچه است که از چند بخش اصلی تشکیل میشود تا تمام نیازهای مراکز و کاربران را پوشش دهد.
۱. سایت مرکز (دارای پنل مراجعان)
نمایی از مرکز مشاوره شما در دنیای دیجیتال است. مراجعان در سایت میتوانند نوبت رزرو کنند، رزومه مشاوران را بخوانند، مشاور خود را انتخاب نمایند، با مشاور خود در ارتباط باشند؛ محصولات آموزشی مانند دوره و کارگاه یا آزمون را مشاهده و خریداری کنند. حتی میتوانند به مرکز به صورت آنلاین بازخورد دهند. همه چیز در محیطی ساده، کاربرپسند و امن.
۲. پنل مدیریت (ادمین)
مرکز کنترل اصلی سامانه. مدیران میتوانند تمامی عملیات را در یک محیط واحد مدیریت کنند؛ از تعریف مشاور جدید و تعیین درصد همکاری گرفته تا مشاهده‌ی آمار مالی، ثبت خدمات و حتی ارسال پیامک گروهی. همه چیز با یک نگاه، قابل ردیابی و کنترل است. تمامی تراکنش‌ها، اعتبارات، کدهای تخفیف و کیف پول‌ها در این بخش ثبت و کنترل میشود. نرم افزار مدیریت مراکز مشاوره باتاب در این قسمت تا ۹۰٪ نیاز به نیروی حسابدار را کاهش می‌دهد و تمام امور مالی را به‌صورت دقیق و خودکار انجام می‌دهد.
۳. پنل مشاور
مشاوران تمام فعالیت‌های خود را در محیطی اختصاصی دنبال میکنند؛ آنها میتوانند نوبت‌هایشان را مشاهده کنند، پرونده‌ی مراجعانشان را یادداشت و بازبینی نمایند، نظر تشخیصی بعد جلسه را لحاظ کنند و در جلسات مشاوره آنلاین یا تلفنی شرکت کنند. علاوه بر این، مشاهده اعتبار کیف پول شخصی‌شان نیز همیشه در دسترس است.
۴. پنل معرف
نرم افزار مدیریت مراکز مشاوره باتاب از سیستم بازاریابی درون‌زا بهره می‌گیرد. هر معرف با داشتن کد اختصاصی خود، در صورتی که فردی از طریق او نوبت رزرو کند، درصدی از مبلغ مشاوره را به صورت خودکار در کیف پول خود به عنوان پاداش مالی دریافت میکند. این سیستم، انگیزه‌ای قدرتمند برای مراجعان مرکز در کمک به توسعه‌ی برند مرکز است.
۵. پنل سازمانی
طراحی شده برای ارگان‌ها، دانشگاه‌ها، نهادها و مراکز بزرگی که خدمات مشاوره‌ای گروهی ارائه می‌دهند تا بتوانند خدمات و گزارشهای مدیریتی خود را با دقت و سادگی پیگیری کنند. با این پنل میتوان کارکنان را دسته‌بندی کرد، گزارش عملکرد دریافت نمود و جلسات سازمانی را با شفافیت کامل مدیریت کرد.
1. سرعت در انجام کارها: از نوبت‌گیری تا تسویه حساب، همه چیز تنها در چند ثانیه انجام میشود. الگوریتم‌های دقیق و رابط کاربری ساده، سرعت عمل را چند برابر کرده‌اند.
2. دقت در داده‌ها و محاسبات: سامانه با سیستم‌های بررسی دو مرحله‌ای، احتمال خطا را تقریباً صفر کرده است. اطلاعات دقیق، پایه‌ی تصمیم‌گیری هوشمند است و نرم افزار مدیریت مراکز مشاوره باتاب آن را تضمین میکند.
3. سادگی و کاربرپسندی: رابط کاربری تمیز، روان و بدون پیچیدگی فنی و بدون نیاز به آموزش پیچیده. حتی کاربران غیر‌فنی هم در اولین تجربه، با محیط سامانه احساس راحتی خواهند داشت.
4. امنیت اطلاعات و محرمانگی: تمامی داده‌ها با رمزگذاری چند لایه و سطح بندی شده محافظت میشوند. سطح دسترسی کاربران نیز بر اساس نقش (مدیر، ادمین، مشاور، مراجع) تعریف میشود تا محرمانگی کامل حفظ شود.
5. انعطاف‌پذیری در مقیاس‌پذیری: چه برای یک کلینیک کوچک، چه برای شبکه‌ای از چند مرکز، نرم افزار تخصصی مدیریت مراکز مشاوره باتاب به راحتی قابل توسعه است. زیرساخت ابری سامانه از رشد آینده‌ی مراکز پشتیبانی میکند.
6. گزارش‌گیری هوشمند: آمار لحظه‌ای از وضعیت نوبت‌ها، درآمدها و عملکرد مشاوران در اختیار مدیر قرار می‌گیرد. این داده‌ها نگاه مدیریتی را از حدس به تحلیل واقعی تبدیل میکنند و برای تصمیم‌سازی های مدیریتی مفید عمل میکنند.
7. کاهش چشمگیر هزینه‌ها و زمان اداری: باتاب، جانشین دقیق و اقتصادی چند نیروی اجرایی در مرکز است. با این پنل، تمام امور مرکز مشاوره تنها با یک نفر ادمین پذیرش قابل انجام است. زمان ثبت پرونده و نوبت گیری به میزان قابل توجهی کاهش پیدا کرده و خیلی از هزینه های جانبی اضافی مثل دفتر ثبت نوبت ها، برگه های ثبت پرونده مراجعان و… با دیجیتالی شدن این فرآیندها، کاهش قابل توجهی داشته اند.
8. ویترین منظم دوره‌ها و محصولات شما: یکی از مزیت‌های مهم و جدید باتاب، امکان فروش محصولات، کارگاه‌ها و دوره‌های آموزشی در بستر امن سامانه است. هر مرکز می‌تواند محتوای آموزشی خود را در قالب فایل، ویدیو یا دوره آنلاین بارگذاری کند و مراجعان مستقیماً از طریق پنل شخصی‌شان، به صورت سریع و ایمن خرید کنند. این قابلیت، باتاب را علاوه بر یک سامانه مدیریتی، به پلتفرمی آموزشی–درآمدزا تبدیل کرده است که به گسترش برند مرکز و افزایش درآمد پایدار کمک میکند.
زیرا باتاب فقط یک نرم‌افزار نیست؛ یک شریک مدیریتی است که مرکز مشاوره‌ی شما را به مرحله‌ای جدید از نظم، دقت و بهره‌وری می‌برد. باتاب تمامی فرآیندها را به صورت خودکار و یکپارچه انجام می‌دهد تا تمرکز شما بر مهم‌ترین مأموریت مرکز باقی بماند: بهبود سلامت روان مراجعان.
بر اساس نظرسنجی‌ها از مراکزی که از باتاب استفاده کرده‌اند:
۹۱٪ مراجعان از سادگی و سرعت سامانه رضایت داشته‌اند.
۹۵٪ اعلام کرده‌اند یادآوری‌های هوشمند باعث افزایش حضور به‌موقعشان در جلسات شده است.
۷۰٪ کارکنان کاهش محسوس حجم کاری را گزارش داده‌اند.
۲۵٪ افزایش نوبت‌های غیرحضوری تنها در سه ماه نخست شروع پنل
تنها ۸٪ مراجعان برای نوبت گیری جلسات دوم به بعد نیاز به تماس تلفنی برای پشتیبانی داشته اند. (کاهش چشمگیر نیاز به راهنمایی حضوری و تلفنی در ثبت و پیگیری فرآیند جلسات مشاوره)
و ۹۵٪ استفاده کنندگان از باتاب، استفاده از این پنل دیجیتال را به دیگران توصیه میکنند.
> این آمار نشان می‌دهد که باتاب نه‌فقط یک نرم‌افزار، بلکه ابزاری برای رشد و تحول مراکز مشاوره است.
1. درخواست اشتراک از طریق وب سایت رسمی باتاب () یا تماس با پشتیبانی تلفنی مرکز به شماره .
2. انعقاد تفاهم‌نامه همکاری و انتخاب سطح خدمات.
3. پرداخت حق اشتراک و فعال‌سازی پشتیبانی ماهانه.
4. معرفی رابط از سوی مرکز شما و برگزاری آموزش تخصصی برای او.
5. راه‌اندازی پنل اختصاصی و آغاز فعالیت دیجیتالی مرکز شما.
در کمتر از یک هفته کاری، مرکز مشاوره‌ی شما به سامانه‌ای هوشمند، ایمن و کارآمد متصل خواهد شد.
نرم افزار تخصصی مدیریت مراکز مشاوره باتاب نسل جدید مدیریت مراکز مشاوره است؛ ترکیبی از فناوری و درک انسانی. با این سامانه، همه‌چیز از لحظه‌ی ثبت نوبت تا تسویه‌ی نهایی به صورت دقیق، سریع و شفاف انجام میشود. اگر به دنبال ارتقای سطح خدمات، رضایت مراجعان، کاهش هزینه‌ها و افزایش بهره‌وری هستید، امروز بهترین زمان برای پیوستن به دنیای باتاب است.
اگر مدیر یک کلینیک روانشناسی هستید، یا به عنوان روانشناس به دنبال نظم و سهولت در کار خود می‌گردید، اگر می‌خواهید تجربه‌ی مراجعانتان متفاوت باشد و رضایتشان افزایش یابد؛ راه حل شما نرم افزار تخصصی مدیریت مراکز مشاوره باتاب است.
باتاب؛ نظم، دقت و آرامش در یک سامانه.